Datenschutzhinweise für Bewerber und sonstige Kandidaten

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Der Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung umfasst sowohl die Verarbeitung Ihrer Daten für die Personal- oder Auftragsvermittlung an unsere Kunden, als auch die Verarbeitung für interne Bewerbungsverfahren. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich an den einzelfallbezogenen Umständen. Daher werden unter Umständen nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

1. Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich für die Datenverarbeitung durch diese Webseite ist die

SOMI Experts GmbH
Kennedyallee 93
60596 Frankfurt

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter

martin.kraus@somi.de

2. Verarbeitung personenbezogener Daten von Kandidaten

Als Personaldienstleister vermittelt SOMI Kandidaten an Kooperationspartner zur Begründung von Auftrags- oder Beschäftigungsverhältnissen. Entsprechende Prozesse werden vorrangig über unsere Plattform „MySOMI“ abgewickelt. Sämtliche personenbezogenen Daten, die Sie SOMI zur Verfügung stellen, werden in der Plattform MySOMI verarbeitet.

Ihre personenbezogenen Daten werden dabei vertraulich behandelt und ausschließlich zum Zweck der Auftrags- und Bewerbungsabwicklung verarbeitet, d.h. zur Personalanwerbung, zur Rekrutierung und zur Begründung eines Auftrags- oder Beschäftigungsverhältnisses. Es ist zur Abwicklung dieses Prozesses unabdingbar, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von SOMI Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

Ihre personenbezogenen Daten werden über die Bewerbung auf eine konkrete Stelle oder einen konkreten Auftrags- oder Einstellungstermin hinaus verarbeitet, wenn Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilen, um Sie bei anderen auf Ihr Profil passenden Stellen zu kontaktieren. Die Verarbeitung auch für andere Stellen schließt in diesem Fall den Zugriff von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Personalbereichs sowie Mitarbeiterrinnen und Mitarbeitern mit Personalentscheidungskompetenzen aus anderen Unternehmensteilen auf Ihre personenbezogenen Daten ein, soweit dies zur Entscheidung über die Besetzung einer Stelle erforderlich ist.

2.1.Quelle Ihrer Daten

Sofern Sie sich bei uns bewerben erhalten wir Ihre Daten direkt von Ihnen. Sofern wir Sie kontaktieren, ohne, dass Sie sich zuvor bei uns beworben haben, haben wir Ihre Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen erhalten; die Daten nutzen wir, um Sie zu kontaktieren. In der Regel durchsuchen wir zu diesen Zwecken die Plattformen XING, Linkedin, freelance.de und Freelancermap. Unser berechtigtes Interesse an einer entsprechenden Erhebung Ihrer Daten und Kontaktaufnahme besteht darin, Sie an unsere Kunden vermitteln zu können.

2.2. Datenkategorien und Zweck der Datenverarbeitung

Im Rahmen des Verfahrens verarbeiten wir grundsätzlich folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Personendaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Schulabschluss)
• Kommunikationsdaten (Telefonnummer, Mobilfunknummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse)
• Daten über die Beurteilung und Bewertung im Bewerbungsverfahren
• Daten zur Ausbildung (Schule, Berufsausbildung, Zivil-/ Wehrdienst, Studium, Promotion)
• Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
• Angaben zu sonstigen Qualifikationen (z.B. Sprachfertigkeiten, PC-Kenntnisse, ehrenamtliche Tätigkeiten)
• Bewerbungsfoto
• Angaben zum Gehaltswunsch
• Bewerbungshistorie

Personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen, werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung der Bewerbung und gegebenenfalls zur Durchführung des sich anschließenden Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und genutzt.

2.3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Verfahrens erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Begründung und Durchführung eines Vertrages) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, soweit wir diese zur Geltendmachung eigener oder zur Verteidigung gegen fremde Ansprüche benötigen.

Eine darüber hinausgehende Verarbeitung der Daten erfolgt nur auf Grundlage einer expliziten Einwilligungserklärung. Dieses ist insbesondere dann der Fall, wenn wir Ihnen kein aktuelles Angebot machen können, wir Ihre Anfrage jedoch für zukünftige Positionen für geeignet halten. Die diesbezügliche Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt dann auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

2.4. Weitergabe von Daten

Ihre Daten werden den zuständigen Mitarbeitern der Personalabteilung und den zuständigen Mitarbeitern beziehungsweise Vorgesetzten der Fachabteilung/-en für die Stelle, für die Sie sich beworben haben, zugänglich gemacht.

Wir leiten Ihre Bewerberdaten nicht an verbundene Tochter- oder Muttergesellschaften weiter, es sei denn, Ihre Bewerbung bezieht sich auch auf diese Gesellschaften oder ist hierfür offen gehalten. Ferner setzen wir Auftragsverarbeiter (z.B. IT-Dienstleister) ein. Die Weitergabe Ihrer Daten an diese erfolgt unter strikter Einhaltung der Verpflichtung zur Verschwiegenheit sowie der Voraussetzungen der DS-GVO. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter dürfen die Daten nur für uns und nicht für eigene Zwecke verarbeiten. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung verbleibt in diesen Fällen weiterhin bei uns.

Eine Datenweitergabe findet auch dann statt, wenn wir hierzu aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen verpflichtet sind.

2.5. Veröffentlichung von Auszügen Ihres Profils

Um Ihre Vermittlungschancen zu erhöhen, veröffentlichen wir Ihr Profil oder Teile davon ohne Nennung Ihres Namens und ohne Ihr Foto auf unserer Website. Wir weisen Ihrem Profil hierbei eine ID zu, so dass wir bei Kontaktanfragen Ihr Profil Ihrer Person zuweisen und Sie über Anfragen von unseren Kunden informieren können. Hierdurch können wir Sie noch besser vermitteln, da somit auch Kunden und potentielle Kunden auf Ihr Profil aufmerksam werden können, die uns bisher bzw. im Hinblick auf Ihr Skill-Profil noch keinen Suchauftrag erteilt haben.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten zu internen Bewerbungszwecken

Neben der Personalvermittlung für unsere Kunden verarbeiten wir auch Bewerberdaten für eigene Zwecke. Sollte Sie sich bei uns auf eine konkrete Stelle bewerben, verarbeiten wir in der Regel folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Personendaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Schulabschluss)
• Kommunikationsdaten (Telefonnummer., Mobilfunknummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse)
• Daten über die Beurteilung und Bewertung im Bewerbungsverfahren
• Daten zur Ausbildung (Schule, Berufsausbildung, Zivil-/ Wehrdienst, Studium, Promotion)
• Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
• Angaben zu sonstigen Qualifikationen (z.B. Sprachfertigkeiten, PC-Kenntnisse, ehrenamtliche Tätigkeiten)
• Bewerbungsfoto
• Angaben zum Gehaltswunsch
• Bewerbungshistorie

Bei einer Initiativbewerbung werden Ihre Unterlagen den zuständigen Mitarbeitern der Personalabteilung und den zuständigen Mitarbeitern und Vorgesetzten der relevanten Fachabteilungen zur Verfügung gestellt, für die Ihre Bewerbung interessant sein könnte.

Sollte kein Beschäftigungsverhältnis begründet werden, erfolgt die Löschung der Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Ablehnung. Die Rechtsgrundlage der diesbezüglichen Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser diesbezügliches rechtliches Interesse ist die Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz („AGG“). Im Übrigen gelten die allgemeinen Löschfristen und Hinweise unter Ziff. 6.

4. Empfänger und Empfängerkategorien

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese insbesondere die Vertraulichkeit und Integrität wahren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Telekommunikation sowie Vertrieb und Marketing.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über Sie dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

• öffentliche Stellen und Institutionen (etwa Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• andere konzernverbundene Unternehmen zur Risikosteuerung aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtungen sowie
• Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.

5. Übermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten von Bewerbern oder Kandidaten erfolgt nicht.

6. Speicherdauer

Es gelten die allgemeinen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist und darüber hinaus nur, soweit ein anderer Rechtsgrund für die weitergehende Speicherung besteht. Ein solcher anderer Rechtsgrund kann insbesondere aus steuerrechtlichen und buchhalterischen Pflichten oder aus der Abwehr möglicher Rechtsansprüche, insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) folgen. Soweit Sie einer weiteren Datenverarbeitung für andere auf Ihr Profil möglicherweise passenden Stellen nicht zugestimmt haben, löschen wir Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Falls Sie in die Berücksichtigung für weitere Stellen eingewilligt oder sich ohne zeitliche Einschränkung initiativ beworben haben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von maximal drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem Sie Ihre Einwilligung uns gegenüber erklärt oder Ihre Bewerbung initiativ eingereicht haben. Im Fall einer erfolgreichen Bewerbung übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte.

7. Datensicherheit

Auf unserem Onlineangebot ist aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung implementiert. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind im Übrigen zur Verschwiegenheit und Einhaltung der Bestimmungen der anwendbaren Datenschutzgesetze verpflichtet. Das Unternehmen trifft angemessene technische sowie organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Veränderung, Zerstörung und vor dem Zugriff unberechtigter Personen oder unberechtigter Weitergabe zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.

8. Betroffenenrechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt.

Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die insbesondere aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen. Insbesondere gehört hierzu, dass die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Sie haben darüber hinaus das Recht gemäß Art. 22 DS-GVO keiner vollautomatisierten Entscheidungsfindung zu unterliegen. Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen (z.B. zur Verbesserung unserer Produkte und Services), werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unseres Onlineangebots sind wir auf die Verarbeitung solcher Nutzungsdaten angewiesen, die für die Durchführung und Beendigung des Dienstes und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind. Ohne die Erhebung der Nutzungsdaten sind wir und unsere Dienstleister nicht in der Lage, Ihnen unser Online-Angebot zur Verfügung zu stellen.

10. Profiling

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht automatisiert in einer Weise, dass sie Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.