Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Unsere Verträge sind tarifgebunden (BAP)
• Du erhälst volle Lohnfortzahlung bei Urlaub u. Krankheitsfall
• Du hast einen festen Ansprechpartner, der dich betreut
• Die Möglichkeit an täglichen Herausforderungen zu wachsen und Lösungen aktiv und kreativ mitzugestalten
• Eine Unternehmenskultur, die sich durch Innovation, Flexibilität und Menschlichkeit auszeichnet
• Flache Hierarchien und ein sehr gutes Arbeitsklima

Sie entlasten die Geschäftsbereichsleitung Governance und Recht bei der Umsetzung strategischer Projekte der Geschäftsführung sowie in der Koordination rund um den Verwaltungsrat und übernehmen dabei unter anderem folgende Aufgaben:

• Sie unterstützen bei der Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz sowie Schriftverkehr, insbesondere mit Projektbeteiligten und relevanten Stakeholdern (z. B. Ministerien).

• Sie übernehmen die eigenständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Projektterminen und Meetings – einschließlich der Protokollführung.

• Das Termin- und Fristenmanagement sowie die Organisation und Koordination von Besprechungen gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich.

• Sie erfassen und pflegen Daten, gleichen diese ab und achten auf die Einhaltung formeller Standards.

• Darüber hinaus sind Sie zuständig für die Dokumentenverwaltung sowie die strukturierte Ablage und Pflege von Akten.

• Sie unterstützen die Bereichsleitung bei administrativen Aufgaben – insbesondere im Rahmen strategischer und operativer Projekte.

• Sie koordinieren die Kommunikation mit Gremien wie dem Verwaltungsrat und übernehmen das Fristenmanagement sowie die inhaltliche Vorbereitung von Stellungnahmen.

• Die eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Verwaltungsrats, insbesondere das Erstellen von Wortprotokollen, fällt ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.

• Zudem sind Sie mit der direkten Kommunikation in nicht übergreifenden Angelegenheiten der Betriebsleitung betraut – insbesondere mit politischen Mandatsträgern, Vertretungen von Ministerien sowie Mitgliedern der Aufsichtsgremien.

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter oder eine anerkannte kaufmännische Berufsausbildung (IHK).

• Darüber hinaus verfügen Sie über mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion – idealerweise im Kontext von Projektteams.

• Der sichere und routinierte Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen gehört zu Ihren Stärken.

• Sie kommunizieren adressatengerecht, klar und sicher in Wort und Schrift und verfügen über Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau.

• Grundkenntnisse in SAP sowie im Umgang mit Datenbanken sind von Vorteil.

• Ihre Arbeitsweise ist geprägt von Selbstständigkeit, Genauigkeit und Struktur – zudem gelten Sie als zuverlässig und diskret.

• Teamarbeit bereitet Ihnen Freude und rundet Ihr Profil optimal ab.

• Selbstständiges Arbeiten
• Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• Motivation/Leistungsbereitschaft

• Deutsch: Verhandlungssicher