Mitarbeiter (m/w/d) Verwaltung & Empfang

Für den Einsatz in einem modernen Verwaltungsumfeld am Standort Stuttgart suchen wir eine zuverlässige, serviceorientierte und organisierte Persönlichkeit. Sie übernehmen abwechslungsreiche organisatorische und administrative Aufgaben und sind eine wichtige Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucherinnen und Besucher sowie externe Dienstleister.

• Mitarbeit im Geschäftszimmer als zentrale Anlaufstelle für die Beschäftigten am Standort Stuttgart
• Unterstützung bei der Raumbelegungs- und Raumausstattungsplanung einschließlich der Organisation und Durchführung von Umzügen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie des Wareneingangs (Brief- und Paketpost, Annahme von Möbeln, Warenkontrolle und Gegenzeichnung von Lieferscheinen)
• Empfang, Einlass, Kontrolle und Begleitung von Gästen, externen Besucherinnen und Besuchern sowie Fremdfirmen
• Betreuung der Dienstfahrzeuge einschließlich Reservierung sowie Ausgabe, Bereitstellung und Rücknahme der Fahrzeugpapiere und Abrechnung der Fahrtenbücher
• Anforderung, Ausgabe und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Lagerverwaltung für Mobiliar und Verbrauchsmaterial
• Erstellung und Ausgabe von Gästeausweisen, Zugangsberechtigungen und Zutrittsmedien
• Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs im laufenden Geschäftsverkehr sowie Telefonservice
• Ausgabe und Verwaltung von Schlüsseln einschließlich der dazugehörigen Dokumentation
• Unterstützung und Mitwirkung bei der Inventarisierung
• Führen und Pflege von Listen sowie Statistiken
• Übernahme anlass- und standortbezogener Sonderaufgaben

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder in einem verwaltungsnahen bzw. kaufmännischen Beruf
• Berufserfahrung im beschriebenen oder einem vergleichbaren Aufgabengebiet ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit dem PC sowie technisches Verständnis im Umgang mit IT-Anwendungen
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse der Informationstechnologie

• Organisationstalent
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit
• Kommunikationsstärke
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Konflikt- und Kritikfähigkeit