Datenschutzhinweise für Mitarbeiter, Leiharbeitnehmer und Freiberufler

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

VVerantwortlich ist

SOMI Solutions GmbH
Kennedyallee 93
60596 Frankfurt

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter

SOMI Solutions GmbH
Kennedyallee 93
60596 Frankfurt

sowie per E-Mail unter datenschutz@somi.de und telefonisch unter 069 / 47 89 18 90-0.

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses von unseren Mitarbeitern oder anderen vergleichbar betroffenen Personen (z.B. Bewerber, Auszubildende, Praktikanten, ausgeschiedene Beschäftigte) sowie von Freiberuflern erhalten oder gewonnen haben. Zudem verarbeiten wir – soweit dies für das Beschäftigungsverhältnis oder ein anderes Vertragsverhältnis erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von Dritten (z.B. Hinweise auf strafbare Handlungen) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind

• Name, Adresse und andere Kontaktdaten
• Geburtsdatum und -ort sowie Staatsangehörigkeit
• familiäre Daten (z.B. Familienstand, Angaben zu Ihren Kindern) (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben)
• Religionszugehörigkeit (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben)
• Gesundheitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhältnis relevant, z.B. bei einer Schwerbehinderung), eventuelle Vorstrafen (polizeiliches Führungszeugnis) (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben)
• Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben)
• Steueridentifikationsnummer
• Angaben zur Qualifikation sowie früheren Arbeitgebern sowie Zeugnisse und Lebensläufe
• Auftragsdaten (z.B. Beantragung eines Telearbeitsplatzes)
• Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Gehaltszahlungen) (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben)
• Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Kreditverbindlichkeiten, Gehaltspfändungen) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein. (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben)

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

a) Falls Sie Beschäftigter im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG sind: Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG)

Bei Beschäftigten im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG erfolgt die Verarbeitung der Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten. Zur Durchführung der Beschäftigung zählt alles, was der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses dient. Sofern Sie als Leiharbeitnehmer beschäftigt sind, gehört zu den Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses auch der Datenaustausch mit dem Entleiher.

b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt, sofern nicht von Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG umfasst, zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgt (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Sofern Sie Zusatzleistungen in Anspruch nehmen (z.B. Kinderbetreuung), werden Ihre Daten zur Erfüllung dieser Zusatzleistungen verarbeitet, soweit dies erforderlich ist.

c) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Durchführung bzw. Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele hierfür sind:

• Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung,
• Maßnahmen bei organisatorischen Veränderungen,
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen,
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
• Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts.

d) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a sowie ggf. Art. 9 Abs. 2 a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. verlängerte Speicherung von Bewerbungsunterlagen, Mitarbeitersport, Lichtbilder im Rahmen von Veranstaltungen, Newsletterversand) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

e) Aufgrund gesetzlicher oder rechtlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO)

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, Geldwäschege-setz, AÜG). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- und Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen.

f) Falls Sie Beschäftigter im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG sind: Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG i.V.m. mit den in den anderen Buchstaben genannten Rechtsgrundlagen)

Falls Sie Beschäftigter im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG sind, verarbeiten wir besondere Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.

Zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählen Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

g) Falls Sie Beschäftigter im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG sind: Zur Aufdeckung von Straftaten unter den Voraussetzungen des Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG

Falls Sie Beschäftigter im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG sind und tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass Sie im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen haben, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse von Ihnen an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind, können wir Ihre Daten zur Aufdeckung von Straftaten verarbeiten.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen wie Vorgesetzte, die Personalabteilung, der Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Gehaltsabrechnung, Versicherung, Schulungsanbieter, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen sowie Telekommunikation.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigten dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Beschäftigte eingewilligt hat oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

• Sozialversicherungsträge (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben),
• Krankenkassen (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben),
• Versorgungswerke (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben),
• Steuerbehörden (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben),
• Berufsgenossenschaften (nur, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit uns geschlossen haben),
• Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung personenbezogene Daten übermitteln (z.B. für Gehaltszahlungen),
• Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer,
• Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen,
• sofern Sie als Leiharbeitnehmer beschäftigt sind oder als Freiberufler bei unseren Kunden tätig sind, erhalten auch der Entleiher bzw. unser Kunde Daten von Ihnen,
• sofern Sie als Leiharbeitnehmer beschäftigt oder als Freiberufler für uns tätig sind, übermitteln wir nach Rücksprache mit Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen an neue Entleiher bzw. Kunden, um neue Einsatzmöglichkeiten für Sie zu finden.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung personenbezogene Daten übermitteln dürfen.

Werden Daten in einen Drittstaat oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis und andere Vertragsverhältnisse Dauerschuldverhältnisse sind, welche auf einen längeren Zeitraum angelegt sind.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem lokal anzuwendenden Sozialrecht, Handelsrecht. Steuerrecht, Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz und Wertpapierhandelsgesetz ergeben können. Aufgrund der dort vorgegebenen Fristen werden Geschäftsunterlagen und Dokumentationen aufbewahrt.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der lokal anzuwendenden gesetzlichen Verjährungsvorschriften.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen.

Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Des Weiteren gelten die aus dem lokalen Begleitgesetz anzuwendenden Bestimmungen. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO). Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses oder sonstigen Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder sonstigen Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich oder aufgrund einer Kollektivvereinbarung verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

Zum Teil können Ihnen Nachteile entstehen, wenn Sie bestimmte personenbezogene Daten nicht bereitstellen, z.B. fehlende erleichternde Arbeitsmittel für Schwerbehinderte.

Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, kann dies der Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder sonstigen Vertragsverhältnisses entgegenstehen.

In wieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder sonstigen Vertragsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Findet ein Profiling statt?

Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgendem Fall ein:

• Aufgrund gesetzlicher Vorgaben sind wir zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten verpflichtet. Dabei werden auch Datenauswertungen vorgenommen.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DS-GVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Insbesondere gehört hierzu, wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:

SOMI Solutions GmbH
Kennedyallee 93
60596 Frankfurt
069 / 47 89 18 90-0
datenschutz@somi.de