Assistenz / PMO (m/w/d)

Ihre Tätigkeiten:

• Tägliche Unterstützung aller anfallenden Aufgabenstellungen
• Unterstützung Terminkoordination der Peoplemanager
• Unterstützung vom Bewerbungseingang bis zum Onboarding neuer interner Mitarbeiter
• Unterstützung beim Onboarding externer Mitarbeiter
• Unterstützung bei der Pflege und Administration von Personalangelegenheiten
• Organisation und Koordination von Schulungs-/Konferenzbesuchen, Dienstreisen, Events, etc.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings (inkl. Gästebetreuung)
• Erstellung von Präsentationen - nach Möglichkeit
• Mitwirkung an (Klein-)Projekten - nach Möglichkeit

Das gesuchte Profil:

• Informationsmanagement und Terminkoordination

• Zuarbeit und Unterstützung bei der Abwicklung von IT-Projekten und speziellen IT-Themen

• Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Präsentationserstellungen sowie Nachverfolgung von resultierenden Aktivitäten

• Kommunikationsschnittstelle (Prüfung und Bearbeitung des Postein- und ausgangs, E-Mails, Telefonservice, etc. der AL)

• Unterstützung des gesamten organisatorischen Ablaufs im Vertragsmanagement bis zur Rechnungsprüfung

• Koordination und Gesamtabwicklung von DR, Seminaren, Konferenzbesuchen, int. und ext. Events

• Erledigung aller Administrationsaufgaben bei der Durchführung von Schulungsaktivitäten (Abgleich des Schulungsbudgets/FC)

• Personalmanagement
• Untersützung bei der Betreuung von Auszubildenden
• Bearbeitung interner Abwicklungsprozesse und Stammdatenpflege bei Personalveränderungen, -eintritten und -austritten
• Bearbeitung von Fehlzeiten (Urlaub, Krankmeldungen) im HR-Atoss-System
• Erstellung der monatlichen Rufbereitschaften, Mehrarbeitsstunden
• Überarbeitung der IT-Urlaubsstatistik, Urlaubsüberträge
• Reisekoordination, -abwicklung und -abrechnung
• stetige Überarbeitung der Personaldatenpflege (Organigramme, Stellenübersichten, FTE-Zuordnungen, besondere Anlässe, etc.)
• Verwaltungsarbeiten - Arbeitsplatzausstattung IT-MA (Büromaterialbeschaffung)
• Verantwortlich für die Beschaffung von MA-Ausweisen und Transponder
• Konferenzraumorganisation (Ein- und Ausdecken)
• Zuarbeit bei der transparenten Ablagedokumentation (Atlassian Confluence)
• beherrscht anwendungssicher die gängigen Windows-Programme (Outlook, Word, Excel, Power Point
• Projekterfahrung von Vorteil
• mehrjährige Berufserfahrung gewünscht

Bitte beachten Sie die folgenden Anforderungen:

• Selbstständiges Arbeiten
• Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• Motivation/Leistungsbereitschaft